Perbedaan Invoice dan Surat Jalan + Contohnya

Masih banyak pelaku usaha, terutama UMKM, yang bertanya: perbedaan invoice dan surat jalan itu apa sih? Apakah keduanya sama? Bolehkah pakai salah satu saja? Artikel ini akan menjawab semua pertanyaan tersebut secara lengkap dengan tabel perbandingan dan contoh.

Secara singkat: invoice adalah dokumen tagihan yang berisi kewajiban pembayaran dari pembeli kepada penjual. Sedangkan surat jalan adalah dokumen pengiriman yang menyertai barang yang dikirim, berfungsi sebagai bukti bahwa barang sudah diserahkan ke ekspedisi/kurir. Keduanya berbeda fungsi dan tidak bisa saling menggantikan.

Apa Itu Invoice?

Invoice atau faktur adalah dokumen komersial yang diterbitkan penjual kepada pembeli. Dokumen ini berisi rincian produk atau jasa yang dijual, jumlah, harga satuan, total tagihan, pajak (jika ada), serta syarat pembayaran. Invoice berfungsi sebagai tagihan resmi yang menagih pembayaran dari pembeli.

Fungsi utama invoice:

• Sebagai bukti transaksi jual-beli
• Sebagai tagihan yang harus dibayar pembeli
• Sebagai dasar pencatatan akuntansi (piutang)
• Sebagai dokumen pendukung pelaporan pajak

Elemen Wajib dalam Invoice

• Nomor invoice (unik, berurutan)
• Tanggal penerbitan invoice
• Nama dan alamat penjual
• Nama dan alamat pembeli
• Deskripsi barang/jasa
• Kuantitas, harga satuan, dan total
• Subtotal, pajak (PPN), dan total akhir
• Syarat pembayaran (misal: 14 hari setelah invoice)
• Nomor rekening penjual

Apa Itu Surat Jalan?

Surat jalan (atau delivery order) adalah dokumen yang menyertai barang saat pengiriman dari penjual ke pembeli atau dari gudang ke ekspedisi. Fungsi utamanya adalah sebagai bukti bahwa barang sudah diserahkan kepada pihak pengirim (kurir/ekspedisi) dan sedang dalam perjalanan menuju penerima.

Fungsi utama surat jalan:

• Sebagai bukti serah terima barang dari penjual ke kurir
• Sebagai panduan untuk kurir/ekspedisi (alamat tujuan, kontak penerima)
• Sebagai bukti bahwa pengiriman telah dilakukan
• Melindungi penjual jika barang hilang dalam perjalanan

Elemen Wajib dalam Surat Jalan

• Nomor surat jalan (unik, berurutan)
• Tanggal pengiriman
• Nama dan alamat pengirim (penjual)
• Nama dan alamat penerima (pembeli)
• Daftar barang yang dikirim (nama, jumlah, berat)
• Nama kurir/ekspedisi dan nomor resi (jika ada)
• Tanda tangan penerima barang (setelah sampai tujuan)

Tabel Perbedaan Invoice vs Surat Jalan

Berikut tabel perbandingan yang paling mudah dipahami:

Aspek	Invoice (Faktur)	Surat Jalan
Tujuan utama	Menagih pembayaran	Mengantar barang
Diterbitkan saat	Setelah transaksi disepakati (bisa sebelum atau setelah kirim)	Saat barang dikirim
Berisi nilai uang	Ya (harga, total tagihan)	Tidak (hanya jumlah barang)
Fungsi akuntansi	Sebagai piutang/pendapatan	Sebagai bukti pengiriman (tidak untuk pembukuan keuangan)
Dibutuhkan untuk pajak	Ya (sebagai bukti transaksi)	Tidak (kecuali sebagai pelengkap)
Tanda tangan	Biasanya dari penjual (stempel perusahaan)	Dari kurir dan penerima barang

Apakah Invoice dan Surat Jalan Sama?

Jawaban singkat: TIDAK SAMA. Invoice dan surat jalan adalah dua dokumen berbeda dengan fungsi yang sangat berbeda.

Invoice = urusan uang (tagihan)
Invoice diterbitkan untuk memberitahu pembeli: "Anda harus membayar sekian rupiah untuk transaksi ini."

Surat jalan = urusan barang (pengiriman)
Surat jalan diterbitkan untuk memberitahu kurir dan penerima: "Ini barang yang dikirim, tolong antarkan ke alamat ini."

Dalam praktik bisnis yang sehat, kedua dokumen ini harus ada untuk transaksi pengiriman barang. Invoice sebagai dasar penagihan, surat jalan sebagai bukti pengiriman. Banyak perusahaan menggabungkan keduanya dalam satu dokumen (invoice yang juga berfungsi sebagai surat jalan), namun secara hukum dan administrasi, fungsi keduanya tetap berbeda.

Alur Penggunaan: dari Surat Jalan ke Invoice

Bagi Anda yang masih bingung kapan menerbitkan surat jalan dan kapan menerbitkan invoice, berikut alur standar dalam bisnis (terutama untuk penjualan dengan pengiriman):

1. Pesanan masuk dari pembeli.
2. Penjual menyiapkan barang yang akan dikirim.
3. Penjual menerbitkan surat jalan (barang diserahkan ke kurir/ekspedisi). Surat jalan ikut bersama barang.
4. Barang dikirim menuju pembeli.
5. Pembeli menerima barang, menandatangani surat jalan sebagai bukti penerimaan.
6. Penjual menerbitkan invoice (bisa sebelum atau setelah barang sampai). Invoice dikirim ke pembeli (via email/WA).
7. Pembeli membayar sesuai tagihan di invoice.
8. Transaksi selesai.

Catatan penting: Untuk transaksi tunai di tempat (COD), invoice bisa langsung diberikan saat barang diterima. Namun surat jalan tetap diperlukan sebagai bukti serah terima.

Contoh Format Invoice dan Surat Jalan

Contoh Format Invoice Sederhana

Contoh invoice sederhana berisi: nomor invoice (INV/2026/001), tanggal, nama pembeli (Toko Maju Jaya), rincian barang (10 pcs kemeja @ Rp150.000), subtotal Rp1.500.000, PPN 11% Rp165.000, total Rp1.665.000, dan syarat pembayaran transfer 14 hari ke BCA 123456789 a.n CV Ayu Group.

Contoh Format Surat Jalan Sederhana

Contoh surat jalan berisi: nomor SJ (SJ/2026/001), tanggal kirim 15 Juni 2026, pengirim (CV Ayu Group - Karawang), penerima (Toko Maju Jaya - Bekasi), rincian barang (10 kardus berisi kemeja, total berat 25 kg), nama kurir (JNE, resi 1234567890), serta kolom tanda tangan penerima.

Contoh Dokumen Gabungan (Invoice + Surat Jalan)

Beberapa perusahaan menerbitkan dokumen yang berfungsi ganda. Biasanya dicetak rangkap 2 atau 3: lembar putih untuk pembeli (sebagai invoice), lembar merah muda untuk kurir (sebagai surat jalan), lembar biru untuk arsip penjual. Efisien untuk transaksi sederhana.

FAQ Seputar Invoice dan Surat Jalan

Apakah surat jalan bisa sebagai pengganti invoice?

Tidak bisa. Surat jalan tidak mencantumkan nilai uang dan syarat pembayaran, sehingga tidak sah sebagai tagihan.

Apakah invoice bisa sebagai pengganti surat jalan?

Bisa, jika invoice tersebut dirancang khusus dengan kolom alamat pengiriman, tanda tangan penerima, dan informasi kurir. Namun untuk keperluan audit dan klaim asuransi, lebih aman menggunakan surat jalan terpisah.

Berapa rangkap surat jalan yang standar?

Minimal 3 rangkap: (1) untuk kurir/ekspedisi, (2) untuk penerima barang, (3) untuk arsip penjual.

Kapan waktu terbaik menerbitkan invoice?

Untuk penjualan kredit: segera setelah pesanan dikonfirmasi (bisa sebelum barang dikirim). Untuk penjualan tunai: saat atau setelah barang diterima pembeli.

Apakah transaksi digital (e-commerce) butuh surat jalan fisik?

Untuk pengiriman via ekspedisi seperti JNE, Shopee Express, dll., sistem mereka sudah menyediakan digital waybill yang berfungsi seperti surat jalan. Namun untuk pengiriman internal B2B, surat jalan fisik masih umum digunakan.

Butuh Cetak Invoice dan Surat Jalan untuk Bisnis Anda?

Setelah memahami perbedaan invoice dan surat jalan, sekarang saatnya mencetak dokumen tersebut untuk kelancaran administrasi bisnis Anda. Ayuprint, percetakan Karawang sejak 2006, menyediakan:

• Cetak invoice dan surat jalan dengan NCR (kertas rangkap 2-3 ply)
• Penomoran otomatis (numerator) untuk dokumen
• Desain layout profesional
• Pilihan kertas HVS, NCR, atau carbonless
• Harga bersahabat untuk skala kecil hingga besar

Baca juga artikel terkait: panduan membuat surat jalan dan panduan lengkap dokumen bisnis lainnya.

Konsultasikan kebutuhan cetak invoice dan surat jalan Anda gratis via WhatsApp 0813-9899-2245 atau lihat semua produk dan layanan kami.